fbpx

Política de Tratamiento
de Datos Personales

1. PRESENTACIÓN:

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial al Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (“habeas data”), la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la modifican, adicionan, complementan o desarrollan, y al Decreto 1377 de 2013, a continuación NOVUS (en adelante “NOVUS” o “la compañía”), organizada de manera válida y existente bajo las leyes de La República de Colombia, que tiene su dirección registrada y sede principal de negocios en la Cra 55 No 79A-63 Bogotá, Colombia, publica su política interna sobre tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”).

Esta Política de tratamiento de datos personales fue redactada de conformidad con los lineamientos corporativos de NOVUS y los parámetros legales locales bajo los cuales la compañía  realizará el tratamiento de los Datos Personales.

Así mismo, la Política describe la finalidad del tratamiento, los derechos del titular y el procedimiento interno para el ejercicio de tales derechos.

2. DEFINICIONES:

Para la interpretación de esta Política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento en razón de una relación comercial o jurídica con la compañía, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero.

Cliente: Toda persona para quien la compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la compañía, en virtud de una relación contractual/obligacional.

Tratamiento: Cualquier operación, o conjunto de operaciones, que se realice sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (El “Responsable”).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos  personales, por cuenta de otro, como Responsable de los datos (el “Encargado”).

Transferencia: Es cuando el Responsable y/o el Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, los decretos que la reglamentan, y a la política general de tratamiento de datos de la compañía.

3. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

3.1. En virtud de la relación establecida entre el titular de la información y la compañía, se recolectan, almacenan, usan, transfieren y/o transmiten datos personales a terceros localizados dentro y fuera de Colombia.

3.2 Los datos personales serán tratados con el objeto de:

a. Ejecutar el objeto social de NOVUS

b. Cumplir con las obligaciones legales de la compañía, en razón del desarrollo de su actividad comercial.

c. Gestionar datos relacionados con recursos humanos, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales.

d. Administrar los asuntos internos de la compañía, incluyendo pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento. Esta información incluye datos personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía.

e.   Servicio y mercadeo: Para la prestación de los servicios al cliente y el mercadeo efectuado con  una red de base de clientes.

f. Realizar el proceso de «Conozca a su cliente-KYC-«, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes.

g. Cumplir con obligaciones legales, tales como, las recomendaciones del “Grupo de Acción Financiera” (GAFI), la “Tercera Directriz Americana” 2005/60/EC, leyes nacionales sobre lavado de activos y financiación del terrorismo, servicios financieros y servicios de cumplimiento tributario y la opinión 14/2011 del Artículo 29 sobre la protección de datos relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo del “Grupo de Trabajo de Protección de Datos”.

h. Gestionar las relaciones de socios comerciales: Aquellos que pertenecen a una red internacional o a un servidor internacional de base de clientes. Los socios comerciales también serán los subcontratistas que realicen servicios a los clientes.

i. Desarrollar los negocios de la compañía: Analizando el mercado de oportunidades, la competencia y la ejecución de estrategias, para mantener e incrementar el mercado en los territorios donde NOVUS desarrolla operaciones.

j. Administrar los servicios contractuales prestados al cliente, incluyendo, pero sin limitarse a las tarifas.

k.  Procesar, gestionar y enviar la información necesaria para el procesamiento de la nómina, los pagos, ingresos, registros, novedades y demás requerimientos del sistema de seguridad social de acuerdo a la legislación Colombiana.

l. Negociar con prospectos de clientes. La información obtenida no será utilizada, ni vendida, ni usada para ninguna otra negociación u objeto.

m. Pagar las obligaciones contractuales y extracontractuales.

n. Enviar información a entidades gubernamentales o judiciales, por solicitud expresa de las mismas.

o. Apoyar procesos de auditoria externa/interna.

p. Registrar la información de los empleados y/o funcionarios de los clientes en la base de datos de la compañía.

q. Registrar la información de los proveedores en la base de datos de la compañía.

r. Contactar con clientes, empleados y/o proveedores para el envío de información relacionada con las relaciones contractuales, comerciales y legales a que haya lugar.

s. Con propósitos de seguridad, prevención, investigación y persecución del fraude.

t. Almacenar los datos que por cualquier medio y con la debida autorización haya recolectado la compañía.

u. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la firma, negociación y/o ejecución del contrato o cualquier tipo de relación, entre el titular de la información y la compañía.

3.3. NOVUS no venderá, traspasará o licenciará la información recibida salvo que (i) exista autorización expresa del Titular para hacerlo y (ii) esto sea requerido y/o permitido por ley.

3.4. NOVUS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de información. Cuando efectivamente la compañía subcontrate con terceros el procesamiento de la información personal, exigirá a dichos terceros la protección de la información personal con medidas de seguridad apropiadas, así mismo prohibirá el uso de la información personal para otros fines distintos a los contratados y la divulgación de la información personal a terceros.

3.5. NOVUS podrá transferir y/o transmitir la información del titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad o eficiencia administrativa, de conformidad con las autorizaciones de cada uno de los Titulares.

3.6. Cuando el lugar al que se vaya a realizar la transferencia y/o transmisión de Datos esté ubicado fuera de Colombia, la compañía solicitará a la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio la declaración de conformidad para la transferencia de los datos.

3.7. Una vez cese la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la compañía o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

4. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

La compañía asegurará el debido tratamiento de la información de los titulares, cumpliendo las debidas medidas de seguridad y custodia de la información, como se describe a continuación:

4.1. Como Responsable de la información:

a. Cumplir e implementar las normas de protección de datos personales y la política de la compañía.

b. Informar al cliente que desde el inicio de la relación comercial se recolectará y tratará información susceptible de protección, por lo que deberá contar con la autorización del Titular de la información.

c. Solicitar de forma previa y expresa la autorización de tratamiento de la información a toda persona que por alguna relación contractual o extracontractual deba suministrar datos sensibles.

d. Mantener actualizada la Política de tratamiento de Datos y darla a conocer a sus empleados, clientes y/o proveedores.

4.2. Como Encargado de la información:

a. Solicitar a sus clientes – Responsables de la información- la certificación en la que éstos aseguren haber obtenido autorización previa de los Titulares de la información para darle tratamiento a la misma.

b. Solicitar a los clientes, como Responsables de la información, el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

5. DERECHOS DEL TITULAR:

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten a los titulares de la información, en relación con sus datos personales son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, dentro de los parámetros legales.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el Titular de la información a la compañía, como Responsables del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c. Solicitar a la compañía, como Responsable o Encargado del Tratamiento, información sobre el uso que se le ha dado a los datos personales.

d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y/o garantías constitucionales y legales; siempre que no exista una obligación legal de conservación de dichos datos.

f. Acceder en forma gratuita exclusivamente a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y conocer de las actividades que se  ejecutan con su información en ocasión a dicho tratamiento.

Parágrafo: Lo anterior no significa que se dará acceso a los procesos desarrollados en relación al tratamiento de datos personales desarrollados por la compañía.

6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR:

6.1. Contactos:

6.1.1. En caso de preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto a la administración de la Política, comuníquese a través de:

  • Nombre: Edwin Tirado
  • E-Mail:  edwin@novus.com.co
  • Dirección: Calle 129 #7-23 Bogotá Colombia
  • Tel.: 310-643-1984
  • Área: Bogotá

6.1.2. Las solicitudes de rectificación, queja, actualización, consulta, acceso o de sustracción de datos, deberá ser remitida a:

  • Nombre: Edwin Tirado
  • E-Mail:  edwin@novus.com.co
  • Dirección: Calle 129 #7-23 Bogotá Colombia
  • Tel.: 310-643-1984
  • Área: Bogotá

6.2. Procedimiento de Consulta de la Información:

Para realizar consultas de información sometida a tratamiento por la compañía, el titular de dicha información deberá:

1). Remitir al área encargada (indicada en el punto 6.1.2) una solicitud escrita, firmada y con diligencia de presentación personal por el titular de la información o por los causahabientes, con copia del documento de identificación del solicitante.

En caso de ser los causahabientes del titular quienes soliciten la información, deberán anexar copia del registro civil de nacimiento o matrimonio, escritura pública de sucesión o copia auténtica de sentencia judicial de sucesión, según corresponda, junto con el registro civil de defunción del titular.

2). Las solicitudes o peticiones serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición.

3). Si por algún motivo el área encargada no puede atender la solicitud o petición, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, e indicando la fecha en la cual se atenderá la consulta.  Esta fecha no puede exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4) Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas.

5) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud, tal como está previsto en el artículo 17 de la ley 1755 de 2015.

6.3. Procedimiento de Reclamación:

1). Remitir al área encargada (indicada en el punto 6.1.2), la queja o reclamo de manera escrita, firmada y con diligencia de presentación personal ante notario por el titular de la información o por los causahabientes junto con la copia de la cédula del solicitante.

En caso de ser los causahabientes del titular quienes soliciten la información deberán anexar copia del registro civil de nacimiento o matrimonio, según corresponda, junto con el registro civil de defunción del titular.

2). Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3). Una vez recibido el reclamo completo, el área encargada dentro de la compañía incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4). El término máximo para que el área encargada en la compañía atienda el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

5). Cuando el encargado dentro de la compañía no pueda atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA:

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual se recomienda a los titulares de la información revisar periódicamente en la página web https://www.novus.com.co/, donde se les avisará del cambio y se pondrá a disposición la última versión de esta política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

8. PERMANENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

La compañía conservará los datos personales al menos durante el tiempo que las normas especiales para cada caso lo establezcan; en los casos que la Ley no establezca un término de conservación, la compañía almacenará la información indefinidamente.

9. VIGENCIA:

La presente política rige a partir del 01-01-2020

 

EDWIN TIRADO
REPRESENTANTE LEGAL

NOVUS AGENCY SAS